Dokumentacja RODO dla firm

Pakiet ma sens w małej firmie o typowej działalności, jeśli ktoś z zespołu znajdzie czas na spokojne uzupełnienie plików. Wariant po audycie lepiej wybrać, gdy przetwarzasz dane o zdrowiu, jesteś placówką publiczną, korzystasz z wielu programów i dostawców albo po prostu wolisz odpowiedzieć na nasze pytania, niż samodzielnie wypełniać dokumenty. W razie wątpliwości zadzwoń, zanim cokolwiek kupisz.

Każda sekcja ma instrukcję, najczęściej z przykładem, a przewodnik podpowiada kolejność pracy, więc w typowej małej firmie to zwykle wystarcza. Jeśli jednak w którymś momencie nie wiesz, co wpisać, zatrzymaj się i napisz do nas. Możesz wtedy przejść na dokumentację przygotowaną przez nas, dopłacając tylko różnicę w cenie. To lepsze niż pliki uzupełnione na siłę, które przy kontroli nie opiszą prawdy.

Regulamin ustala zasady sprzedaży i nie wynika z RODO. Polityka prywatności i klauzule informacyjne to część dokumentacji RODO skierowana do klientów. Pozostała część, czyli rejestr czynności, polityka bezpieczeństwa, upoważnienia i rejestr naruszeń, zostaje w firmie i to o nią zapyta urząd. Więcej w artykule RODO a sklep internetowy.

Przede wszystkim od liczby osób z dostępem do danych, liczby oddziałów, rodzaju danych (np. o zdrowiu) oraz liczby programów i firm zewnętrznych, którym je przekazujesz. Dlatego w formularzu pytamy o pracowników i oddziały. Wariant, w którym wszystko załatwiamy online i przez telefon, kosztuje od 1750 zł netto. Wizyta w firmie, połączona z pełnym audytem na miejscu, kosztuje od 3500 zł netto plus dojazd. Dokładną kwotę podajemy przed zamówieniem.

Pakiet uzupełniasz we własnym tempie, łącznie zwykle 1-2 dni pracy. Dokumentację po audycie oddajemy standardowo w 14 dni, licząc od audytu albo od odpowiedzi na nasze pytania.

Dokumenty przygotowujemy według przepisów obowiązujących w dniu ich przygotowania: rozporządzenia RODO, polskiej ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisów szczególnych, np. Kodeksu pracy i Prawa komunikacji elektronicznej. Aktualizacja jest potrzebna, gdy zmienia się coś w firmie: nowe biuro rachunkowe, nowy program, start sklepu internetowego, montaż kamer. Niezależnie od tego raz w roku warto przejrzeć całość. W dokumentacji jest do tego kalendarz.

Nie. Dokumentacja opisuje zasady, a działa dopiero wtedy, gdy są stosowane: np. pracownicy mają upoważnienia i znają zasady (najprościej przez szkolenie), osoby, od których zbierasz dane, dostają informację tam, gdzie je zbierasz (na stronie, przy umowie, w lokalu), a z biurem rachunkowym, hostingiem i innymi dostawcami masz zawarte umowy powierzenia. Jeśli chcesz przeszkolić zespół, zajrzyj na stronę szkolenia z RODO.

Brak pracowników to mniej dokumentów, ale nie zero. Dane osobowe przetwarzasz także wtedy, gdy Twoimi klientami są inne firmy (jednoosobowe działalności, osoby do kontaktu). Zwykle potrzebujesz klauzuli informacyjnej, umów powierzenia z dostawcami, którzy mają dostęp do danych (np. biuro rachunkowe, hosting), sposobu na odnotowanie naruszenia, gdyby do niego doszło, a najczęściej także rejestru czynności. RODO nie wymaga segregatora z napisem „dokumentacja”, wymaga natomiast, żebyś potrafił wykazać, że przestrzegasz przepisów.