Polityka haseł w firmie: podstawa prawna, zasady z Biuletynu UODO i dowody na kontrolę
czytaj więcej
Organizujesz warsztaty, urodziny albo zajęcia dla dzieci. Masz świetne zdjęcia i chcesz je dać na ulotkę, stronę albo do mediów społecznościowych. W regulaminie jest punkt o zdjęciach, więc… zgoda na wykorzystanie wizerunku dziecka już jest?
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) odpowiedział na to pytanie w sprawie sali zabaw, która wydrukowała portret dziewczynki na voucherach. Opisuję, co rozstrzygnął i jak powinna wyglądać zgoda rodzica, żeby firma mogła się na nią powołać.
Spis treści
Portret dziecka na voucherze - upomnienie UODO dla sali zabaw
Sala zabaw organizowała tzw. urodziny pokazowe: rodzice solenizanta nie płacili za imprezę, a w zamian zgadzali się, żeby firma użyła w promocji zdjęć ich dziecka i gości. Mama solenizanta miała uprzedzić rodziców zaproszonych dzieci, że będą robione zdjęcia do promocji sali.
Ojciec jednej z zaproszonych dziewczynek wskazywał, że wiedział jedynie o zdjęciu grupowym. Tymczasem na voucherze zapraszającym na „cały dzień wspólnej zabawy” znalazło się wyraźne, portretowe zdjęcie jego córki. Złożył skargę do UODO.
Firma broniła się regulaminem, według którego korzystanie z sali oznaczało zgodę na utrwalanie i promocyjne użycie wizerunku. Ojcu, który się do niej zgłosił, odpowiedziała, że zgody zbierał manager, który już w niej nie pracował.
Niewydane vouchery firma zniszczyła, bo wiadomość ojca uznała za wycofanie zgody. Prezes UODO uznał jednak, że wizerunek dziecka przetwarzano bez podstawy prawnej, czyli bez żadnego z powodów, które art. 6 RODO (unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych) dopuszcza do używania czyichś danych, i udzielił spółce upomnienia (decyzja DS.523.702.2024). Szczegóły podaje Biuletyn UODO.
Upomnienie UODO, a nie kara pieniężna - co to zmienia
Tym razem firma nie zapłaciła kary. Upomnienie to środek naprawczy z art. 58 ust. 2 lit. b RODO, oddzielny od kar pieniężnych z art. 83.
Upomnienie nie znika jednak z historii firmy. Decydując o karze w kolejnej sprawie, urząd uwzględnia m.in. wcześniejsze naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. e RODO). A przepisy o podstawach przetwarzania i warunkach zgody należą do tych, za które grozi kara do 20 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa do 4% jego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku, jeśli ta kwota jest wyższa (art. 83 ust. 5 RODO).
Zgoda w regulaminie nie działa wobec kogoś, kto go nie zaakceptował
Ojciec dziewczynki nie kupił usługi i nie organizował urodzin. Nie zawarł z firmą umowy, więc nie zaakceptował regulaminu. Prezes UODO uznał powoływanie się na regulamin za nieskuteczne.
Ma to znaczenie przy każdej imprezie, za którą płaci jeden rodzic, a bawi się wiele dzieci. Regulamin wiąże co najwyżej tego, kto zawarł umowę. Rodziców gości trzeba zapytać osobno.
Wobec klienta sama akceptacja regulaminu też nie jest zgodą. Zgoda wymaga osobnego oświadczenia albo wyraźnego działania, np. osobnego pola do zaznaczenia (art. 4 pkt 11 RODO), oddzielonego od reszty postanowień (art. 7 ust. 2 RODO). Przy ocenie, czy była dobrowolna, bierze się pod uwagę, czy nie uzależniono od niej usługi (art. 7 ust. 4 RODO).
Uprzedzenie o zdjęciach a zgoda rodzica
Według art. 4 pkt 11 RODO zgoda to „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli”. W tej sprawie Prezes UODO położył nacisk na słowo „świadome”.
Samo uprzedzenie, że na imprezie będą robione zdjęcia, takiej wiedzy nie daje. Rodzic, który wie o zdjęciu grupowym, nie zgadza się przez to na portret swojego dziecka w reklamie. Ojciec nie mógł więc wycofać zgody, której nigdy nie wyraził.
Prawnie uzasadniony interes przy reklamie z dzieckiem
Zgoda nie jest jedyną podstawą przetwarzania danych. Prezes UODO sprawdził więc pozostałe przesłanki z art. 6 ust. 1 RODO. Umowy z ojcem nie było, a reklama sali zabaw nie wynikała z żadnego obowiązku prawnego ani zadania publicznego.
Ostatnią możliwością był prawnie uzasadniony interes firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Urząd uznał jednak, że podstawowe prawa i wolności dziecka są nadrzędne wobec interesu, jakim jest promocja własnej działalności. Sam art. 6 ust. 1 lit. f każe zresztą szczególnie chronić dzieci, dlatego w praktyce do reklamy z wizerunkiem dziecka potrzebna jest zgoda rodzica.
Co musi zawierać zgoda rodzica na wizerunek dziecka
To Ty musisz umieć wykazać, że zgoda została wyrażona (art. 7 ust. 1 RODO). Firma z tej sprawy twierdziła, że zgody zbierał były manager, a urząd ustalił, że ojciec dziewczynki żadnej zgody nie wyraził.
Dobra zgoda na wykorzystanie wizerunku dziecka ma więc formę, którą da się pokazać po latach. Zawiera:
Nazwę i dane kontaktowe firmy, która użyje zdjęć Imię i nazwisko dziecka oraz rodzica Zakres: zdjęcia grupowe, portrety, nagrania Cel i miejsca publikacji: strona, media społecznościowe, druki Osobne pole przy każdym zakresie, bez warunku „albo zgoda, albo zajęcia” Informację, że zgodę można wycofać w każdej chwili, np. mailem: od tej chwili firma przestaje używać zdjęć, a wcześniejsze użycie pozostaje zgodne z prawem Datę i podpis albo zapis elektroniczny, który zostaje w firmie
Zgoda z RODO i zezwolenie z prawa autorskiego
Wizerunek chroni nie tylko RODO. Jest jeszcze art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych: rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Jedno oświadczenie rodzica może objąć oba te wymogi, jeśli jest dobrze napisane. Przy takich dokumentach pomagamy w ramach usługi prawa autorskie i licencje.
Najczęstsze pytania o wizerunek dziecka w reklamie
Czy zgoda na udostępnienie wizerunku dziecka może być w regulaminie?+
Zapis w regulaminie nie wiąże osób, które regulaminu nie zaakceptowały, np. rodziców gości na imprezie. Wobec klienta sama akceptacja regulaminu też nie wystarczy: zgoda wymaga osobnego oświadczenia albo wyraźnego działania (art. 4 pkt 11 i art. 7 ust. 2 RODO).
Kto wyraża zgodę na rozpowszechnianie wizerunku dziecka?+
Rodzic dziecka, którego zdjęcie chcesz wykorzystać. Organizator imprezy nie może zgodzić się za rodziców innych dzieci.
Czy firma może pokazać zdjęcie grupowe bez zgody?+
Co do zasady nie. Prawo autorskie zwalnia z zezwolenia m.in. wtedy, gdy osoba jest jedynie szczegółem całości, np. publicznej imprezy (art. 81 ust. 2 pkt 2), a urodziny w wynajętej sali zwykle nie są publiczną imprezą. RODO i tak wymaga podstawy przetwarzania, a przy reklamie z rozpoznawalnym dzieckiem w praktyce będzie nią zgoda rodzica.
Jaka sankcja grozi za wizerunek dziecka w reklamie bez zgody?+
W tej sprawie skończyło się upomnieniem (art. 58 ust. 2 lit. b RODO). Za przetwarzanie danych bez podstawy prawnej grozi kara do 20 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa do 4% rocznego światowego obrotu, jeśli ta kwota jest wyższa. Wcześniejsze naruszenie urząd bierze pod uwagę przy wymiarze kary (art. 83 ust. 2 lit. e i ust. 5 RODO).
Zgody na wizerunek dziecka - jak to uporządkować
Zacznij od przeglądu: gdzie firma publikuje zdjęcia dzieci i czy przy każdym masz zgodę, którą możesz pokazać.
Treść zgody na wykorzystanie wizerunku dziecka, dopasowaną do tego, jak naprawdę używasz zdjęć, przygotujemy w ramach usługi zgody i klauzule informacyjne. Napisz do mnie, doradzę Ci najlepsze rozwiązanie.
