Pismo z UODO w mailu - jak odróżnić prawdziwe od fałszywego
czytaj więcej
Wracasz z targów z plikiem wizytówek. Na każdej wizytówce jest adres e-mail. Kusi, żeby w poniedziałek rano wysłać wszystkim ofertę. Tylko czy wizytówka to już zgoda na informację handlową?
Przepis nie mówi o wizytówkach ani słowa, więc da się bronić obu odpowiedzi. Ja doradzam wariant ostrożny i w tym wpisie pokażę dlaczego. Dowiesz się też, jak zapytać o zgodę na stoisku i jak ją zapisać, żeby w razie kontroli mieć dowód.
Spis treści
Art. 398 PKE - kiedy adres e-mail daje zgodę na oferty
Od listopada 2024 r. wysyłkę ofert mailem i telefonem reguluje Prawo komunikacji elektronicznej (w skrócie PKE). Art. 398 ust. 1 zakazuje przesyłania informacji handlowej przez telefon, mail czy komunikator do odbiorcy, który wcześniej się na to nie zgodził.
Ust. 2 tego artykułu mówi, jak może wyglądać zgoda na informację handlową. Wystarczy, że odbiorca udostępni swój adres e-mail „w celu przesyłania informacji handlowej” na ten adres. Najważniejszy jest tu dopisek „w celu przesyłania informacji handlowej”. Nie każdy podany adres spełnia ten warunek, tylko taki, który ktoś dał po to, żeby dostawać oferty.
Do samej zgody PKE każe stosować przepisy o ochronie danych osobowych (art. 400). Według art. 4 pkt 11 RODO zgoda ma być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Ma też dotyczyć konkretnej sprawy, a nie „kontaktu” w ogóle.
Kiedy więc adres jest podany właśnie po to, żeby dostawać oferty? W praktyce w takich sytuacjach:
- request_quote
Formularz „proszę o ofertę”
Ktoś sam wpisał adres na Twojej stronie, żeby dostać ofertę.
- mark_email_unread
Zapytanie od klienta
Klient sam napisał i zapytał o Twoją usługę albo produkt.
- how_to_reg
Zapis na listę ze zgodą
Ktoś zapisał się na newsletter i przy zapisie zaznaczył zgodę.
- record_voice_over
Zgoda z rozmowy, zapisana
Na stoisku padło pytanie o ofertę mailem, odpowiedź brzmiała „tak”, a Ty ją odnotowałeś.
Sama wizytówka na tej liście się nie znalazła.
Wizytówka to kontakt, a nie zgoda na oferty - ostrożne odczytanie
Wizytówkę dajesz po to, żeby ktoś mógł się z Tobą skontaktować. Czasem w sprawie współpracy, czasem żeby odesłać zdjęcie ze stoiska, czasem po prostu z grzeczności. W ostrożnym odczytaniu z samego faktu wręczenia nie wynika, że chcesz dostawać oferty handlowe, a zgoda na informację handlową wymaga właśnie takiego celu.
Jeszcze na początku października w naszym szkoleniu z RODO dla pracowników stało, że wizytówka jest podstawą do indywidualnego kontaktu handlowego. Przy przeglądzie kursu wróciliśmy do treści art. 398 ust. 2 i to zmieniliśmy. Dziś uczymy: wizytówka daje kontakt, a zgodę na ofertę trzeba usłyszeć i zapisać.
Dlaczego wybieram ostrożny wariant
Spotkasz też pogląd łagodniejszy, a nasz stary slajd jest na to dowodem: skoro ktoś wręczył wizytówkę w rozmowie handlowej, to godzi się na indywidualny kontakt w sprawie oferty. Przepis tego nie wyklucza wprost. Nie wyklucza też wprost odczytania surowszego. Kto ma rację, rozstrzygnąłby dopiero urząd albo sąd w konkretnej sprawie.
Ja patrzę na to, ile kosztuje pomyłka. Za wysyłkę bez zgody grożą cztery niezależne konsekwencje:
- kara od Prezesa UKE (Urzędu Komunikacji Elektronicznej): według art. 446 ust. 5 PKE do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do miliona złotych, przy czym liczy się kwota wyższa;
- postępowanie przed UODO (Urzędem Ochrony Danych Osobowych), jeśli firma przetwarza dane osobowe odbiorcy bez podstawy z RODO albo nie poinformowała go o tym przetwarzaniu;
- pozew od konkurenta, bo art. 398 ust. 4 PKE wprost nazywa taką wysyłkę czynem nieuczciwej konkurencji;
- grzywna za wykroczenie (art. 448 PKE), jeśli odbiorca sam zażąda ukarania nadawcy.
Po drugiej stronie wagi jest jedno pytanie zadane na stoisku. Dla mnie wybór jest prosty.
Mail „czy mogę przesłać ofertę?” - w ostrożnym wariancie to już informacja handlowa
Typowy pomysł na obejście problemu: „to ja tylko napiszę i zapytam, czy mogę wysłać ofertę”. Niestety, w ostrożnym podejściu taki mail sam jest informacją handlową.
Informacja handlowa to według art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług albo wizerunku przedsiębiorcy. Pytanie o zgodę na ofertę promuje firmę pośrednio, bo jego jedynym celem jest sprzedaż.
I tu też jest drugi pogląd. Ta sama definicja wyłącza informację, która tylko umożliwia porozumiewanie się z określoną osobą. Są opinie, że samo pytanie o zgodę, bez reklamy i bez oferty w załączniku, nie jest niezamówioną informacją handlową. Tak uznał na przykład autor opinii prawnej w serwisie e-prawnik.pl z 2009 r., pisanej jeszcze na gruncie art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, uchylonego, gdy weszło w życie PKE.
Jeśli jednak firma pyta o zgodę dlatego, że chce sprzedać, trudno twierdzić, że to tylko porozumiewanie się. Dlatego radzę zapytać na stoisku, a nie mailem po fakcie.
Jak zapytać o zgodę na targach i zapisać ją w CRM
Wystarczy jedno zdanie w rozmowie: „Czy mogę przesłać Panu ofertę mailem?”. Jeśli pada „tak”, masz zgodę na informację handlową na ten adres. Teraz trzeba ją zapisać w CRM, czyli programie do prowadzenia kontaktów z klientami.
Dlaczego zapis jest tak ważny? Art. 7 ust. 1 RODO mówi, że administrator musi być w stanie wykazać, że zgodę dostał. Zgoda wypowiedziana na targach, której nikt nie zapisał, w razie sporu jest tylko Twoim słowem przeciwko słowu odbiorcy.
W CRM albo nawet w zwykłym arkuszu zanotuj przy kontakcie:
- kto się zgodził (imię, nazwisko, firma, adres e-mail);
- kiedy i gdzie (data, nazwa targów);
- na co: jedna oferta, regularne oferty, a może też telefon;
- kto z Twojej firmy rozmawiał i zapytał.
Zgodę można w każdej chwili wycofać, i to tak samo łatwo, jak się ją wyraziło (art. 7 ust. 3 RODO). Gdy ktoś napisze „proszę mi już nic nie wysyłać”, odnotuj to w tym samym miejscu i przestań wysyłać oferty na ten adres.
Poprosił o ofertę - wysyłasz tę jedną, bez newslettera
Zdarza się, że rozmówca sam mówi: „Proszę przesłać mi ofertę”. Świetnie, wysyłasz mu właśnie tę ofertę. Na tym jednak zgoda się kończy.
Prośba o konkretną ofertę nie jest zgodą na newsletter, kampanię promocyjną ani kolejne oferty co miesiąc. Zgoda ma być konkretna, a ta dotyczyła jednej rzeczy. Jeśli chcesz tę osobę mieć na liście mailingowej, potrzebujesz osobnej zgody. Jak ją zebrać, opisuję we wpisie Jak dodać użytkownika do listy mailingowej?.
Tym bardziej odpada wrzucenie całego pliku wizytówek do programu do wysyłki newslettera. To jest masowa informacja handlowa do ludzi, którzy się na nią nie zgodzili, czyli dokładnie to, czego zakazuje art. 398 PKE. Z klientem, który już u Ciebie kupił, jest podobnie, o czym piszę we wpisie Czy mogę wysyłać e-maile marketingowe do moich klientów?.
Najczęstsze pytania o zgodę na informację handlową
Czy cold mailing B2B jest legalny, skoro piszę do firmy?+
Nie. Cold mailing, czyli wysyłka ofert do firm, które o nie nie prosiły, wymaga zgody tak samo jak mailing do osób prywatnych. Art. 398 PKE chroni abonenta i użytkownika końcowego, a według definicji z tej ustawy użytkownikiem końcowym jest podmiot korzystający z publicznie dostępnej usługi komunikacji elektronicznej dla własnych potrzeb. Takim podmiotem jest także firma. Relacja firma - firma nie zwalnia z obowiązku uprzedniej zgody.
Czy mogę zadzwonić z ofertą na numer z wizytówki?+
Zasada jest ta sama. Art. 398 ust. 1 PKE obejmuje telefon tak samo jak mail, więc zgodę na rozmowę handlową też najlepiej wziąć na stoisku i zapisać.
Czy dane z wizytówki mogę w ogóle wpisać do CRM?+
Tak, jako kontakt. Podstawą może być prawnie uzasadniony interes firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a motyw 47 RODO dodaje, że może nim być także przetwarzanie danych do celów marketingu bezpośredniego. Osobie z wizytówki trzeba jednak przekazać informacje o przetwarzaniu jej danych (art. 13 RODO) i uszanować jej sprzeciw wobec marketingu (art. 21 RODO). Zgoda z PKE dotyczy kanału, czyli tego, czy wolno Ci wysłać ofertę mailem albo zadzwonić z nią.
Pamiętaj przed kolejnymi targami
Wizytówka otwiera rozmowę, ale nie otwiera kampanii. Zgodę na ofertę mailem bierzesz na stoisku, jednym pytaniem, i od razu ją zapisujesz.
Jeśli chcesz mieć gotowe wzory zgód i klauzul na formularze i do CRM, zajrzyj do oferty Zgody i klauzule informacyjne. Twojego handlowca przed targami przeszkolimy w ramach Szkolenia z RODO. Napisz albo zadzwoń, doradzę Ci, od czego zacząć.
