Zgoda na informację handlową a wizytówka - oferta mailem po targach
czytaj więcej
Teleporada umówiona na 10:20. Dzwoni telefon, w słuchawce kobiecy głos: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia. Wszystko zgadza się z kartą, więc lekarz omawia wynik badania i wystawia receptę. Tylko czy na pewno rozmawiał z pacjentką, a nie z jej córką, która zna te dane na pamięć?
Teleporada a RODO to w praktyce jedno pytanie: skąd wiesz, kto jest po drugiej stronie. Najkonkretniejszą odpowiedź daje kodeks postępowania dla małych placówek medycznych, przygotowany przez Porozumienie Zielonogórskie (w skrócie Kodeks PZ) i zatwierdzony przez Prezesa UODO. Z tego wpisu dowiesz się, ile pytań kontrolnych zadać, dlaczego PESEL to za mało, co zrobić z pacjentem, którego placówka jeszcze nie zna, czy wolno nagrać dowód pokazany na wideo i co zapisać w procedurze, żeby rejestracja pytała zawsze tak samo.
Spis treści
Kodeks PZ, czyli wzór, który zatwierdził UODO
14 grudnia 2022 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zatwierdził „Kodeks postępowania dotyczącego ochrony danych osobowych przetwarzanych w małych placówkach medycznych”. To pierwszy taki kodeks w Polsce. Urząd uznał, że jest zgodny z RODO, czyli unijnym rozporządzeniem o ochronie danych. Pełna treść, 109 stron, leży na stronie UODO w PDF.
Formalnie powołać się na niego mogą tylko placówki z regionalnych struktur Porozumienia Zielonogórskiego, które przystąpiły do kodeksu i przeszły kontrolę firmy pilnującej jego stosowania (tak zwanego podmiotu monitorującego). Dla nich to realna korzyść, bo urząd, ważąc karę, bierze pod uwagę stosowanie zatwierdzonego kodeksu (art. 83 ust. 2 lit. j RODO). Placówki publiczne, np. samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SP ZOZ), przystąpić nie mogą.
No dobra, a co z resztą gabinetów? Nie musisz go stosować, ale to czarno na białym opisane zasady, które organ nadzoru uznał za zgodne z RODO. Jeśli Twoja procedura teleporady mówi coś innego, warto mieć dobry powód. Z tego samego kodeksu korzystałem, pisząc o tym, co pacjent podpisuje, a czego nie musi.
Ile pytań kontrolnych zadać pacjentowi przy teleporadzie?
Trzy. Punkt 9.6.1 kodeksu (s. 77) mówi, że przy kontakcie telefonicznym albo mailowym trzeba zadać minimum trzy pytania, a rozdział 12 o teleporadach (s. 102) opisuje, jakie to mają być pytania:
- pacjent zna na nie odpowiedź;
- placówka zna na nie odpowiedź;
- osoby nieupoważnione odpowiedzi nie znają.
Liczy się komplet. Brak odpowiedzi choćby na jedno pytanie oznacza, że weryfikacja się nie udała i pacjent musi skontaktować się z placówką osobiście. Tak stoi w tym samym punkcie 9.6.1.
Jedna rzecz, żeby nikt Cię nie zaskoczył. Rozdział 12, poświęcony teleporadom, każe zadawać te pytania „w razie wątpliwości co do tożsamości pacjenta”. Punkt 9.6.1 jest ostrzejszy i wprost obejmuje teleporady. Przez telefon rzadko masz pewność, kto mówi, dlatego radzę stosować ostrzejszą regułę zawsze, gdy w grę wchodzą informacje o zdrowiu.
Dlaczego PESEL i data urodzenia nie wystarczą?
Bo zwykle zna je cała rodzina. Kodeks pisze wprost: weryfikacja tożsamości tylko na podstawie danych identyfikacyjnych, czyli imienia, nazwiska, daty urodzenia i numeru PESEL, nie będzie wystarczająca. Te dane służą do odszukania karty pacjenta. Nie dowodzą, że dzwoni właśnie on.
W naszym szkoleniu z RODO sami mieliśmy kiedyś zalecenie, żeby przy weryfikacji pacjenta pytać o PESEL i datę urodzenia. Wyleciało, kiedy porównaliśmy kurs słowo w słowo z kodeksem. W jednym z przykładów (s. 77) kodeks wymienia co prawda datę urodzenia obok nazwiska lekarza prowadzącego, ale reguła z punktu 9.6.1 jest jednoznaczna i to jej się trzymaj.
Jakie pytania się nadają?
Kodeks podaje przykłady (s. 103): nazwisko lekarza, do którego pacjent złożył deklarację wyboru albo u którego był na ostatniej wizycie, data ostatniej wizyty oraz leki lub badania z ostatniej wizyty. Odpowiedź sprawdzasz w dokumentacji medycznej, w deklaracji wyboru lekarza, pielęgniarki lub położnej albo w Internetowym Koncie Pacjenta.
Nowy pacjent dzwoni na teleporadę: oświadczenie i eWUŚ zamiast odmowy
Pytań kontrolnych nie zadasz komuś, kto u Was jeszcze nie był. Placówka nie zna przecież odpowiedzi. Czy to znaczy, że trzeba mu odmówić? Nie.
Kodeks (pkt 12.1.2, s. 103) tłumaczy to prosto: skoro placówka nie ma o tej osobie żadnych informacji o zdrowiu, nikt obcy nie może ich od niej wyciągnąć. Dlatego teleporady wolno udzielić, a dane zapisać na podstawie oświadczenia pacjenta.
1
Sprawdzenie w eWUŚ
Pacjent podaje imię, nazwisko i PESEL, a Ty sprawdzasz go w eWUŚ, czyli systemie Elektronicznej Weryfikacji Uprawnień Świadczeniobiorców.
2
Reszta danych do dokumentacji
Jeśli jest ubezpieczony, prosisz o płeć, datę urodzenia i adres zamieszkania, potrzebne do założenia dokumentacji.
3
Oświadczenie, gdy eWUŚ nie pomoże
Pacjent oświadcza, że podane dane są prawidłowe (a przy świadczeniu z NFZ także, że jest ubezpieczony). Osoba udzielająca teleporady zapisuje to, podpisuje i dołącza do dokumentacji.
4
Weryfikacja przy pierwszej wizycie
Formalne sprawdzenie tożsamości odbywa się przy najbliższej osobistej wizycie pacjenta w placówce.
Przy dokumentacji elektronicznej kodeks każe oświadczenie zeskanować, a papierowy oryginał trzymać w osobnym segregatorze.
Dokument pokazany na wideo: dlaczego tego momentu się nie nagrywa
Przy wideoporadzie pacjent może pokazać do kamery dowód osobisty i to jest dobra droga weryfikacji. Haczyk jest jeden: nagranie.
Kodeks (s. 102) mówi, że weryfikacja przez okazanie dokumentu nie jest dopuszczalna, gdy wideoporada jest nagrywana, bo placówka nie ma podstawy prawnej, żeby utrwalać i przechowywać obraz takiego dokumentu. Jeśli technika na to pozwala, nagrywanie przerywasz na czas okazania dokumentu. Jeśli nie pozwala, dokumentu nie okazujecie i zostaje weryfikacja bez niego, czyli pytania kontrolne.
Okazać to nie to samo co skopiować. Pacjent pokazuje dowód, Ty porównujesz dane z kartą, a w dokumentacji nie zostaje zdjęcie, zrzut ekranu ani fragment nagrania z dokumentem. A jeśli nagrywacie teleporady w ogóle, pacjent musi o tym wiedzieć przed rozpoczęciem rozmowy, nie w jej trakcie (pkt 12.2, s. 104).
RODO w gabinecie: co zapisać w procedurze teleporady
Rejestratorka przy słuchawce nie ma czasu, żeby za każdym razem zastanawiać się, czy już wystarczy. Dlatego zasady spisz, a personel ma je stosować zawsze tak samo. Na podstawie punktu 9.6.1 i rozdziału 12 kodeksu radzę, żeby procedura miała co najmniej:
Listę pytań kontrolnych i miejsce, w którym sprawdzasz odpowiedzi Minimum trzy pytania i zasadę: brak albo błędna odpowiedź na choć jedno to osobisty kontakt z placówką Ścieżkę dla nowego pacjenta: eWUŚ, oświadczenie, weryfikacja przy pierwszej wizycie Wideo: dokument tylko okazany, nagrywanie przerwane na ten czas Informację o nagrywaniu przed rozpoczęciem teleporady Oddzielne, zamykane pomieszczenie, w którym nikt nie podsłucha rozmowy Skrzynkę mailową bez dostępu osób nieupoważnionych, z zabezpieczeniami skonsultowanymi z informatykiem i inspektorem ochrony danych
Pomyłka ma swoją cenę. Informacja o zdrowiu przekazana niewłaściwej osobie to naruszenie ochrony danych, które trzeba ocenić pod kątem zgłoszenia do UODO (art. 33 RODO). Co grozi placówce, gdy dane o zdrowiu trafią w niepowołane ręce, opisuję we wpisie Wyciek danych medycznych - kary, odszkodowania i zgłoszenie do UODO przy wycieku u dostawcy.
Procedura działa tylko wtedy, gdy rejestracja ją zna, dlatego temat teleporad omawiamy na szkoleniach z RODO. A jeśli chcesz uporządkować całą dokumentację, zobacz, jak przygotowujemy RODO w placówce medycznej.
Najczęstsze pytania o teleporadę a RODO
Czy przy teleporadzie trzeba prosić pacjenta o PESEL?+
PESEL pomaga odszukać kartę pacjenta, ale sam nie potwierdza tożsamości. Punkt 9.6.1 Kodeksu PZ każe przy kontakcie telefonicznym zadać dodatkowo minimum trzy pytania, na które odpowiedź zna tylko pacjent i placówka.
Czy można odmówić teleporady nowemu pacjentowi?+
Nie ma takiej potrzeby, bo Kodeks PZ pozwala jej udzielić. Dane zapisujesz na podstawie oświadczenia pacjenta, sprawdzasz go w eWUŚ, a formalna weryfikacja tożsamości odbywa się przy pierwszej wizycie osobistej.
Co zrobić, gdy pacjent nie odpowie na jedno z pytań kontrolnych?+
Weryfikacja się nie udała. Nie przekazujesz informacji o zdrowiu i prosisz pacjenta o osobisty kontakt z placówką.
Czy wolno nagrać pacjenta pokazującego dowód osobisty na wideoporadzie?+
Nie. Placówka nie ma podstawy prawnej do utrwalania obrazu dokumentu tożsamości, więc nagrywanie przerywa się na czas jego okazania. Jeśli się nie da, dokumentu się nie okazuje i zostają pytania kontrolne.
Pamiętaj
Teleporada a RODO to nie sprawa jednego pytania o PESEL. Trzy pytania, które zna tylko pacjent i placówka, nowy pacjent na oświadczenie i eWUŚ, dokument na wideo okazany, ale nie nagrany. Spisz to w procedurze, a rejestracja nie będzie musiała zgadywać.
