Umowa zlecenie na czas określony przy pracy dorywczej: co wpisać ze względu na PPK

Kogoś do pracy na kilka dni, kilka razy w roku najlepiej zatrudnić na umowę zlecenie na czas określony, osobną na każdy blok pracy. Brzmi jak papierologia na wyrost, wiem. Niedawno przerabiałem wzór od biura rachunkowego: czas nieokreślony, tydzień wypowiedzenia, rozliczenie za godziny. Wyglądał niewinnie, dopóki nie policzyłem… PPK.

Jedna umowa bez końca może po trzech miesiącach oznaczać obowiązek zapisania zleceniobiorcy do pracowniczych planów kapitałowych (PPK), nawet jeśli w tym czasie przepracował trzy dni.

Poniżej piszę, skąd to się bierze, jakie zapisy dać do umowy, czego do niej nie dokładać i kiedy cały problem Cię nie dotyczy.

Dlaczego umowa zlecenie na czas nieokreślony przy pracy dorywczej to ryzyko?

Bo ustawa o PPK liczy okres zatrudnienia zleceniobiorcy od dnia, który w umowie wpisano jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania, do dnia rozwiązania albo wygaśnięcia umowy (art. 2 ust. 1 pkt 15 lit. b ustawy o pracowniczych planach kapitałowych). Liczba dni pracy i przepracowanych godzin nie ma tu znaczenia.

Firma zapisuje taką osobę do PPK najpóźniej do 10. dnia miesiąca po miesiącu, w którym minęły 3 miesiące zatrudnienia (art. 16 ust. 1). Dotyczy to zleceniobiorcy, który skończył 18 lat i od Twojego zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. d). Wyjątki dla osób po 55. urodzinach opisuję niżej.

Policzmy. Umowa bez terminu od 1 września, trzy dni pracy we wrześniu, następny blok dopiero w lutym. Trzy miesiące, liczone według wyjaśnień PFR Portal PPK jako 90 dni, mijają 29 listopada, więc termin na zapis do PPK to 10 grudnia. Zleceniobiorca od końca września nie przepracował ani godziny, a umowa i tak „nabija” okres zatrudnienia.

Zapisu nie robisz, gdy przed tym terminem zleceniobiorca sam złoży pisemną deklarację, że nie chce wpłat, albo gdy umowa skończy się przed tym dniem (art. 16 ust. 1). I właśnie to drugie da się zaplanować w umowie.

Jak napisać umowę zlecenie na czas określony na blok pracy?

Pierwsza umowa zlecenie na czas określony obejmuje pierwszy blok, a przy okazji ustala zasady na kolejne. Dzięki temu nie piszesz nowego dokumentu przy każdym zleceniu, a okres zatrudnienia dla PPK obejmuje tylko dni od - do każdego bloku.

Termin od - do i wygaśnięcie umowy zlecenia

Wpisz konkretne daty pierwszego bloku i to, że umowa wygasa z upływem terminu. Przykładowy zapis:

„Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia … do dnia … i wygasa z upływem tego terminu.”

Nie dawaj zapisu o automatycznym przedłużeniu („jeśli żadna strona nie wypowie, umowa trwa dalej”). Taka umowa się nie kończy, więc dla PPK wracasz do liczenia od pierwszego dnia.

Kolejne bloki zlecane e-mailem

Drugi zapis mówi, jak zlecasz następny blok. Na przykład:

„Kolejne zlecenia Zleceniodawca może składać e-mailem, podając zakres prac oraz termin od - do. Przyjęcie zlecenia e-mailem przez Zleceniobiorcę oznacza zawarcie odrębnej umowy zlecenia na czas określony, na warunkach niniejszej umowy.”

Taki e-mail działa jak oferta, a odpowiedź „przyjmuję” zamyka umowę (więcej o tym mechanizmie piszę we wpisie „To NIE JEST oferta w rozumieniu Kodeksu cywilnego” - co to oznacza?). Przepisy o zleceniu nie wymagają szczególnej formy, a oświadczenie woli można złożyć w postaci elektronicznej (art. 60 Kodeksu cywilnego).

W pierwszej umowie wpisz też stawkę i sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, bo przy zleceniu objętym minimalną stawką godzinową strony muszą go określić w umowie (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). E-mail z kolejnym blokiem może się wtedy ograniczyć do zakresu i dat.

Do tego jeden zapis, o którym łatwo zapomnieć: postanowienia ogólne (stawka, potwierdzanie godzin, tryb e-mailowy, poufność) obowiązują także po wygaśnięciu pierwszej umowy, ale same nie zobowiązują ani Ciebie do dawania kolejnych zleceń, ani zleceniobiorcy do ich przyjmowania. Napisz to wprost. Gdyby umowa wyglądała na jedno zlecenie trwające także między blokami, dla PPK wracasz do liczenia od pierwszego dnia.

Przedłużenie umowy zlecenia, gdy blok się przeciągnie

Praca się przeciąga? Przedłuż termin, zanim minie, i zapisz w umowie, że wystarczy do tego e-mail. Po upływie terminu nie ma już czego przedłużać, zostaje nowe zlecenie.

Sprawdź przy tym, czy umowa nie zastrzega dla zmian formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wtedy zmiana e-mailem nie dojdzie do skutku. Samo „zmiany wymagają formy pisemnej”, bez słowa o skutkach, w razie wątpliwości oznacza formę tylko dla dowodu (art. 76 Kodeksu cywilnego).

Poufność i prawa autorskie przy kolejnych zleceniach

Jeśli umowa ma klauzulę poufności, dopisz, że obowiązuje przy każdym kolejnym zleceniu i po wygaśnięciu umowy. Bez tego zapisu łatwo o spór, czy poufność nie skończyła się razem z pierwszym blokiem.

Z prawami autorskimi do tego, co zleceniobiorca wytworzy, jest trudniej. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc e-mail tego nie załatwi (art. 53 ustawy o prawie autorskim). Umowa nie przeniesie też z góry praw do wszystkich przyszłych utworów danego rodzaju, bo w tej części jest nieważna (art. 41 ust. 3).

Dlatego po każdym bloku najlepiej podpisać krótki protokół, który wskazuje, co powstało, i przenosi prawa do tych konkretnych rezultatów na wymienionych w nim polach eksploatacji (albo na polach z pierwszej umowy, do której odsyła). Pola eksploatacji to sposoby korzystania z utworu, np. druk czy publikacja w internecie. Umowa przenosi prawa tylko na polach wyraźnie wymienionych (art. 41 ust. 2). Forma pisemna to podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny, więc skan nie wystarczy (art. 78 i 78¹ Kodeksu cywilnego). Jeśli zależy Ci przede wszystkim na prawach do tego, co powstanie, zajrzyj do usługi Prawa autorskie i licencje.

Ile formalności dokładają bloki?

Jeśli zleceniobiorca nie jest uczniem ani studentem przed 26. urodzinami, przy każdym bloku zgłaszasz go do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia i wyrejestrowujesz go w ciągu 7 dni od wygaśnięcia umowy (art. 36 ust. 4 i 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Osobę, która z etatu w innej firmie ma co najmniej minimalne wynagrodzenie, zgłaszasz tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, bo składkę zdrowotną płaci z każdego tytułu osobno (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e i art. 82 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Przy kilku blokach w roku to kilka formularzy więcej dla biura rachunkowego.

I jedno zastrzeżenie: okresy z kolejnych zleceń w tej samej firmie z ostatnich 12 miesięcy się sumują (art. 16 ust. 2 ustawy o PPK). Bloki pomagają więc tylko przy pracy, która naprawdę jest krótka i z przerwami.

Czy deklarację rezygnacji z PPK można dołożyć do umowy?

Lepiej nie. Kusi, bo jeden podpis więcej i temat PPK zamknięty. Tylko że uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, a rezygnacja to pisemna deklaracja samego zleceniobiorcy, w której oświadcza, że zna konsekwencje swojej decyzji (art. 16 ust. 1 i art. 23 ust. 1 i 2 ustawy o PPK).

Firma, która nakłania do rezygnacji z oszczędzania w PPK, ryzykuje grzywnę do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego (art. 108). Gotowy formularz wpięty między umowę a resztę papierów do podpisu łatwo odczytać jako warunek współpracy. Zapis w samej umowie, że zleceniobiorca „rezygnuje z PPK”, też nie zastąpi deklaracji złożonej przez niego samego.

Co więc dać do podpisu? Umowę, oświadczenie zleceniobiorcy do ZUS, a jeśli będzie miał dostęp do danych osobowych, także upoważnienie. Kiedy jest potrzebne, wyjaśniam we wpisie Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych: co podpisać i kiedy.

Kiedy zleceniobiorca w ogóle nie wchodzi do PPK?

Gdy od Twojego zlecenia nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Najczęściej chodzi o ucznia albo studenta przed 26. urodzinami (art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) i o osobę z etatem w innej firmie, gdzie podstawa składek wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie (art. 9 ust. 1 i 1a).

Wiesz to z oświadczenia do ZUS, które zleceniobiorca wypełnia przed zgłoszeniem. Do umowy dopisz jego obowiązek, żeby zawiadomił Cię o każdej zmianie, np. że przestał studiować albo stracił etat. Wtedy wiesz, kiedy sprawdzić sprawę od nowa.

Drugie sito to wiek. Osoby, która najpóźniej w pierwszym dniu umowy skończyła 70 lat, nie zapisujesz wcale. Osobę między 55. a 70. urodzinami zapisujesz tylko na jej wniosek, ale musisz ją poinformować, że może go złożyć (art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o PPK).

Czy mikroprzedsiębiorcy PPK nie dotyczy?

Dotyczy, chyba że wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklaracje rezygnacji. Dopiero wtedy przepisów o PPK się nie stosuje (art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK). Mikroprzedsiębiorca to w uproszczeniu firma, która w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych miała średnio mniej niż 10 pracowników i obrót albo sumę aktywów do równowartości 2 mln euro (art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców).

Te deklaracje też muszą być dobrowolne, więc grzywna za nakłanianie działa tak samo. Przy dorywczym zleceniobiorcy prościej jest dobrze ustawić termin w umowie, niż liczyć na jego podpis.

Najczęstsze pytania o umowę zlecenie na czas określony

Pamiętaj: przy pracy od czasu do czasu o PPK decyduje data końca w umowie, a nie liczba dni pracy. Umowa zlecenie na czas określony z terminem od - do, kolejne zlecenia e-mailem i protokół przy prawach autorskich załatwiają sprawę bez proszenia kogokolwiek o rezygnację.

Jeśli chcesz, żebym przygotował taką umowę albo sprawdził wzór, który już masz, napisz do nas w ramach usługi Pisanie i analiza umów.