Dlaczego warto dodać klauzulę do stopki e-maila?

W stopce każdej wiadomości e-mail dobrze jest umieścić informację o tym, że pełnisz funkcję administratora danych osobowych, a także o poufnym charakterze wiadomości, która powinna być odczytana wyłącznie przez zamierzonego odbiorcę. Jest to szczególnie ważne, jeśli prowadzisz korespondencję z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Przykładowa treść klauzuli dotyczącej danych osobowych

Możesz dołączyć klauzulę, która wyjaśnia, że jako administrator danych przetwarzasz informacje zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Poniżej przykład takiej klauzuli:

"Informuję, że jako administrator danych osobowych, przetwarzam je w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Szczegółowe informacje na temat celów, zasad oraz sposobu przetwarzania danych osobowych dostępne są na mojej stronie internetowej pod następującym linkiem: (tutaj wstaw link do polityki prywatności)."

Zastrzeżenie dotyczące poufności wiadomości

Warto także dodać do stopki informację o poufności przesyłanej korespondencji, co może zabezpieczyć treści przed niewłaściwym użyciem. Przykładowa formuła może wyglądać tak:

"Ta wiadomość zawiera informacje o charakterze poufnym i jest przeznaczona wyłącznie dla wskazanego odbiorcy. Jeśli otrzymałeś tę wiadomość omyłkowo, prosimy o niezwłoczne poinformowanie nadawcy drogą mailową oraz usunięcie jej z systemu. Zabronione jest kopiowanie, rozpowszechnianie lub udostępnianie tej wiadomości osobom trzecim bez zgody nadawcy. Z uwagi na ryzyko przechwycenia, uszkodzenia, utraty danych lub opóźnień, jak również możliwość obecności wirusów, nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne błędy lub niekompletność wiadomości, które mogły wyniknąć podczas jej przesyłania."